Cập nhật 2024: Phòng Ban Là Gì? Cách Xây Dựng Phòng Ban Trong Một Công Ty

Phòng ban là gì? Bạn thắc mắc rằng các phòng ban sẽ có chức năng như thế nào? Bạn mong muốn hiểu rõ hơn về các phòng ban và các bộ phận của công ty. Hãy cùng tìm hiểu thêm qua bài viết dưới đây cùng Mua Bán nhé!

I. Tìm hiểu phòng ban là gì?

Bạn thắc mắc rằng:”Phòng ban là gì?”. Phòng ban là một phần trong tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước, với nhiệm vụ đặc trưng và trách nhiệm riêng để đóng góp cho mục tiêu chung của tổ chức đó. Mỗi phòng ban thường có một số lượng nhân viên và lãnh đạo được bổ nhiệm để quản lý hoạt động của phòng ban đó.

Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể có thể phụ thuộc vào loại cấu hình tổ chức. Ví dụ, phòng ban kế toán phụ trách việc ghi chép và giám sát viên tài chính của tổ chức, trong khi phòng ban sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.

II. Nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty là gì?

Nhiệm vụ của các phòng ban là gì? Cụ thể ở mỗi phòng ban họ sẽ phụ trách các hạng mục công việc ra sao?

Các phòng ban thường được chia thành các đơn vị nhỏ hơn, như bộ phận hoặc nhóm, để thực hiện các công việc cụ thể và đạt được các mục tiêu của phòng ban. Các bộ phận có thể được chia thành các nhóm công việc dựa trên chuyên môn hoặc kỹ năng, hoặc có thể chia theo dự án hoặc sản phẩm cụ thể.

1. Phòng kế toán

• Thực hiện công tác nghiệp vụ tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước.
• Giám sát tất cả các hình thức huy động vốn thương mại và tư vấn cho HĐQT về các vấn đề liên quan.
• Tham mưu cho HĐQT về những thay đổi trong hệ thống kế toán và hoạt động kinh doanh theo thời gian.
• Làm việc với các bộ phận khác để tạo mạng thông tin cho quản lý nguồn nhân lực và tài chính.

>>> Tham khảo thêm: UX Design Là Gì? Con Đường Trở Thành UX Designer Có Khó Không?

 2. Phòng kiểm toán

• Công việc của bộ phận kiểm toán là kiểm tra và xác minh tính xác thực của các báo cáo tài chính.
• Điều này cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
• Kiểm toán là hoạt động kiểm tra, xác minh tính trung thực, chính xác của các báo cáo tài chính. Bằng cách này, kiểm toán viên có thể cung cấp thông tin chính xác nhất về tình hình tài chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Ngoài ra, nó còn tư vấn cho các nhà quản lý bằng cách chỉ ra những sai lầm và đề xuất các biện pháp đối phó để giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

3. Phòng nhân sự

• Chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng lao động của nhân viên.
• Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
• Tính lương nhân viên và các chính sách phúc lợi.
• Tính và xác định mức thuế TNCN của người lao động theo quy định của pháp luật.
• Thông báo cho nhân viên các nội quy, quy định của công ty: ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…
• Đào tạo nhân viên mới hiểu về hợp đồng lao động, tiền lương, chính sách phúc lợi và nội quy, quy định của công ty.
• Họ phụ trách giải quyết các vấn đề liên quan đến: thai sản, ốm đau,… cho người lao động.
• Hướng dẫn, đào tạo nội quy, quy chế và văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên.
• Phụ trách thống kế và lập các báo cáo định kỳ theo các hạng mục công việc cấp trên chỉ đạo.

4. Phòng hành chính

• Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ của doanh nghiệp.
• Tiếp khách và xử lý hồ sơ khách gửi.
• Phụ trách và chịu trách nhiệm lên kế hoạch tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị,…cho doanh nghiệp.
• Bảo quản và ban hành các văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm về tính pháp lý trước hội đồng quản trị và pháp luật.
• Đảm bảo an toàn vệ sinh lao động của công ty, có kế hoạch huấn luyện bảo hộ lao động.
• Tổ chức khám sức khỏe nhân viên thường xuyên

5. Phòng chăm sóc khách hàng

 

Công việc phòng ban là gì? Ở phòng ban chăm sóc khách hàng các nhân sự sẽ đảm nhận vai trò như thế nào? 

• Tiếp nhận thông tin khiếu nại của khách hàng, ghi nhận ý kiến ​​của khách hàng về cải thiện hoạt động kinh doanh, đề xuất giải pháp, xin ý kiến ​​cấp trên và đưa ra thảo luận tại các cuộc họp giao ban.
• Phối hợp với bộ phận marketing triển khai các hoạt động khuyến mại, phân tích lợi ích mà khách hàng thu được, từ đó tối đa hóa hiệu quả của các kế hoạch marketing.
• Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên, tặng quà cho khách hàng vào các dịp lễ, tết, khai trương, sinh nhật công ty.
• Giám sát bảo hành sản phẩm, xem xét hoạt động bảo hành, bảo trì và sửa chữa để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
• Tổ chức thực hiện đo lường sự hài lòng của khách hàng.
• Tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất phương án cải tiến.

>>> Tham khảo thêm: IT Manager Là Gì? Những Tố Chất Cần Có Của Một IT Manager Giỏi

6. Phòng Công nghệ thông tin

• Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển CNTT cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
• Báo cáo tình trạng CNTT và đề xuất giải pháp cho các vấn đề liên quan đến hệ thống CNTT.
• Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý hoạt động CNTT.
• Quản lý, bảo mật hạ tầng kỹ thuật CNTT phục vụ các hoạt động của công ty.
• Tư vấn và triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho doanh nghiệp.
• Thiết kế, lập dự toán chi phí xây dựng hệ thống CNTT và triển khai các hệ thống ứng dụng.
• Quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện, các trang thiết bị được giao.

7. Phòng Marketing

Phòng ban là gì? Cụ thể nếu là ở phòng ban Marketing thì các nhân sự phụ trách các hạng mục công việc như thế nào? Mời bạn tìm hiểu:

• Xây dựng và quản lý hệ thống dịch vụ khách hàng tốt nhất.
• Thiết kế các chương trình khuyến mãi và bảo hành sản phẩm cho khách hàng.
• Thiết lập hệ thống thu thập và tổng hợp thông tin về giá và sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
• Phân tích và đánh giá các thông tin thu thập được để đưa ra quyết định cải tiến hoặc phát triển sản phẩm mới.
• Xây dựng chiến lược marketing cho doanh nghiệp và mở rộng thị trường; quản lý và thực hiện chiến lược marketing.
• Theo dõi, giám sát việc thực hiện, điều chỉnh, đánh giá và báo cáo kết quả chiến lược marketing.
• Tham mưu cho bộ phận ban giám đốc các vấn đề liên quan đến việc phát triển thương hiệu hoặc định hướng phát triển các kênh phân phối.
• Lên thương hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu và hỗ trợ các bộ phận khác triển khai kế hoạch marketing.

8. Phòng kinh doanh

• Nghiên cứu và thực hiện công tác tiếp cận thị trường.
• Đưa ra chiến lược giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường.
• Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động kinh doanh và tính toán báo cáo chi phí cho các hợp đồng với khách hàng.
• Giám sát, đôn đốc việc thực hiện chiến lược kinh doanh của các phòng ban trong công ty, đảm bảo thực hiện đúng quy trình, kế hoạch sản xuất sản phẩm đã ký kết với khách hàng.
• Xây dựng chiến lược marketing đồng thời đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động phát triển của Doanh nghiệp theo phân cấp và nhiệm vụ được giao.

IV. Bộ phận và phòng ban khác nhau như thế nào?

Trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp lớn, thông thường sẽ có nhiều bộ phận và phòng ban khác nhau để chịu trách nhiệm cho các hoạt động và chức năng khác nhau. Mỗi bộ phận và phòng ban sẽ có nhiệm vụ cụ thể và phụ trách các hoạt động và quản lý các tài nguyên và nguồn lực khác nhau.

Ví dụ, bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm cho các hoạt động liên quan đến tài chính. Bộ phận sản xuất sẽ chịu trách nhiệm quản lý sản xuất và vận hành nhà máy. Bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng mới và tăng doanh số bán hàng. Bộ phận nhân sự sẽ quản lý các hoạt động tuyển dụng và phát triển nhân viên.

Các phòng ban và bộ phận thường liên kết với nhau để đảm bảo các hoạt động của công ty được thực hiện hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của công ty.

>>> Tham khảo thêm: Marketer Là Gì? Bí Quyết Để Trở Thành Một Marketer Chuyên Nghiệp?

V. Các bước xây dựng phòng ban trong công ty như thế nào?

1. Phân tích sự phù hợp công việc của từng phòng ban

Bạn đã hiểu hơn về phòng ban là gì? Vậy làm thế nào để có thể phân tích sự phù hợp của nhân sự đối với mỗi phòng ban?

Bước đầu tiên trong việc thiết lập quy trình làm việc hợp tác giữa các phòng ban là xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc. Lúc này, nhà quản lý cần xác định nhu cầu công việc cần thực hiện để áp dụng tiêu chuẩn mới và xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn cơ bản để nhân viên tuân theo. Xác định mục đích công việc giúp doanh nghiệp xác định được bước đi, phương pháp, thời gian thực hiện và tần suất công việc thực hiện công việc.

  2. Xây dựng sơ đồ tổ chức

Khi xác định phạm vi công việc sẽ giúp nhà quản trị hiểu được đối tượng có thể áp dụng các quy trình phối hợp liên phòng ban này là cá nhân, nhóm hay phòng ban. Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian và các khu vực khác nhau để có hiệu suất tối ưu.

Định dạng sơ đồ tổ chức của bạn để cung cấp cho mọi người ý tưởng về cách tổ chức doanh nghiệp của bạn. Cho dù đó là văn phòng, công ty mới thành lập, nhà máy sản xuất hay bất kỳ thứ gì khác:

• Hiển thị hệ thống phân cấp nội bộ.
• Giúp nhân viên biết báo cáo và liên hệ với ai khi có vấn đề phát sinh.
• Giúp các nhân sự làm rõ vai trò và cũng như trách nhiệm trong công việc.
• Giữ thông tin liên lạc của nhân viên ở một nơi thuận tiện.
• Giúp cấp quản lý nắm được số lượng nhân viên của từng bộ phận và cách phân bổ nhân sự cũng như các nguồn lực khác hiệu quả nhất.

Cơ cấu tổ chức kém dẫn đến xung đột hỗn loạn trong kinh doanh: nhầm lẫn vai trò công việc, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng, không chịu chia sẻ ý kiến, chậm ra quyết định, căng thẳng, bộc trực và xung đột,..

Quá trình xây dựng sơ đồ tổ chức giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cấu trúc và hoạt động của mình. Cũng như từ đó có thể tối ưu hóa nguồn lực, phân chia trách nhiệm, nâng cao hiệu quả công việc và nâng cao năng suất lao động động.

3. Tính toán số nhân viên làm việc trong mỗi phòng ban

Tính toán số lượng nhân viên làm việc trong mỗi phòng ban là rất quan trọng trong quá trình xây dựng một tổ chức doanh nghiệp. Việc tính toán đúng số lượng nhân viên sẽ giúp đảm bảo các phòng ban hoạt động hiệu quả. Đồng thời tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí nhân sự.

Nếu số lượng nhân viên quá ít so với nhu cầu thực tế của phòng ban, công việc sẽ không thể hoàn thành đúng tiến độ, gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp. Nếu số lượng nhân viên quá nhiều, việc quay lại không đồng đều trong các phòng cấm sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực.

Do đó, việc tính toán số lượng nhân viên làm việc trong mỗi phòng ban cần phải dựa trên các yếu tố như nhu cầu công việc, khả năng tài chính của tổ chức, mức độ cạnh tranh trên thị trường, tuổi tác và kinh nghiệm của nhân viên,…Những yếu tố này sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về sự phù hợp của số lượng nhân viên trong mỗi phòng ban và đưa ra quyết định chính xác.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin phân tích về Phòng ban là gì? Bên cạnh đó, bài viết cũng cung cấp cho bạn sự khác nhau giữa phòng ban và các bộ phận khác nhau như thế nào. Mua Bán hy vọng rằng những thông tin trên từ bài viết sẽ giúp cho các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về phòng ban. Cũng như giúp ích cho các bạn có thể áp dụng vào công việc kinh doanh. 

Hãy theo dõi website Mua Bán thường xuyên để luôn cập nhật những bài viết mới nhất nhé!

>>> Xem thêm: